Anskaffelsespolicy

1. Formål

Anskaffelsespolicyen er et styrende dokument for alle anskaffelser i Statens vegvesen.

Anskaffelsespolicyen eies av vegdirektøren og skal gi klare overordnede mål og føringer for alle anskaffelser i Statens vegvesen.

Mer detaljerte bestemmelser er beskrevet i eget vedlegg «Retningslinjer for anskaffelser i Statens vegvesen».

Dokumenterte prosesser for gjennomføring av anskaffelser skal finnes i etatens kvalitetssystem.

2. Overordnede prinsipper

2.1 Forretningsmessig og konkurransebasert

Anskaffelsesprosesser skal gjennomføres forretningsmessig, effektivt, og slik at markedets konkurransemuligheter utnyttes. Statens vegvesen skal legge til rette for reell konkurranse.

2.2 Forretningsetikk

Statens vegvesens anskaffelser skal kjennetegnes av god forretningsetikk, objektivitet og likebehandling. Beslutninger om anskaffelser skal være etterprøvbare. Statens vegvesen skal ha en profesjonell, enhetlig og forutsigbar opptreden overfor leverandørene. Ansatte i Statens vegvesen og andre som opptrer på vegne av Statens vegvesen, har plikt til å vurdere sin habilitet og unngå å komme i situasjoner hvor det kan reises tvil om habilitet.

I sine anskaffelser skal Statens vegvesen ivareta sitt samfunnsansvar ved aktivt å forebygge og sanksjonere misligheter. Dette gjelder særlig arbeid mot sosial dumping, brudd på HMS-bestemmelser, korrupsjon, økonomisk kriminalitet og svart arbeid. Vi skal stille tilsvarende krav til våre leverandører.

Den som gjennomfører anskaffelser på vegne av Statens vegvesen, skal etterleve «Etiske retningslinjer for statstjenesten med tillegg, kommentarer og eksempler knyttet til Statens vegvesens virksomhet».

2.3 Sosialt ansvar

Bestemmelser om sosial dumping er beskrevet i lov om offentlige anskaffelser som pålegger Statens vegvesen å inkludere klausuler i alle avtaler for å sikre lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke.

De ansatte skal bruke de verktøyene og prosedyrene som er utviklet for arbeidet mot sosial dumping. Prosesseier operasjonaliserer hvordan dette skal ivaretas.

2.4 Miljø

Miljø- og bærekrafthensyn skal ivaretas ved alle innkjøp der det er mulig. Statens vegvesen vil gjøre dette gjennom tildelingskriterier, krav til ytelser og leveranser, vilkår og premisser for kontraktene og oppfølging av disse.

Statens vegvesen skal være en stor bidragsyter og ta sitt samfunnsansvar i forhold til Norges reduksjon av CO2 utslipp og skal ha stort fokus på sine miljøkrav i alle anskaffelser. Prosesseier operasjonaliserer hvordan dette skal ivaretas og setter krav til tilstrekkelig dokumentasjon.

3. Strategi for anskaffelser og kontrakter

Med strategier for anskaffelser og kontrakter menes mål og planer som skal bidra til styring og gjennomføring av anskaffelser. Ansvaret tilligger Utbygging v/Kontrakt og marked, Drift og vedlikehold v/Kontrakt og marked og Fellesfunksjoner v/seksjon Anskaffelser.

Det skal velges hensiktsmessige og målrettede anskaffelsesprosedyrer og kontraktsformer som er tilpasset markedet, for å oppnå best mulig konkurranse og effektivitet.

Statens vegvesen skal til enhver tid oppfordre til – og bidra positivt til – etablering og utvikling av nye leverandører som kan bidra til økt konkurranse og bedre kvalitet i leverandørmarkedet.

Etatens anskaffelser skal så langt det er mulig, bygge på:

• God markedskunnskap gjennom kontakt med berørte bransjer og forskningsinstitusjoner
• Markedsanalyser for å klarlegge om leverandørene har en utvikling som gjør dem i stand til å ivareta framtidige oppdrag mest mulig effektivt
• Utvikling av tiltak og incitamenter som kan settes inn hvis den ønskede utviklingen uteblir
• Markedsovervåking som ivaretar vårt behov for nødvendig kunnskap om markedet og kostnadsutviklingen
• Innovasjon gjennom å benytte mulighetsrommet som anskaffelsesregelverket gir.
• Statens vegvesen skal ha dokumenterte prosesser og styrende dokumenter som skal følges ved hver enkelt anskaffelse.

Valg av prosedyrer og kontraktsformer for å gjøre en best mulig anskaffelse skal baseres på god markedskunnskap.

Etaten skal gjennomføre tiltak for å påvirke markedsutviklingen i ønsket retning ved å ta i bruk nye anskaffelsesformer og prosedyrer der det er hensiktsmessig.